Một trong những thách thức chính trong việc bảo vệ dữ liệu của công ty là đảm bảo email luôn được an toàn. Để có hiệu quả, giải pháp nên bao gồm khả năng mã hóa để bảo vệ chống truy cập trái phép và giả mạo email. Ngoài ra, giải pháp phải cho phép người dùng dễ dàng kiểm soát ai có thể xem hoặc sửa đổi thư của họ cũng như cung cấp các công cụ để giám sát lưu lượng thư đến và đi. Hơn nữa, điều quan trọng là tất cả các biện pháp bảo mật phải được thực hiện nhanh chóng và không có bất kỳ sự chậm trễ nào để đảm bảo gửi email kịp thời.
Một thách thức đáng kể khác khi bảo vệ liên lạc qua email là đảm bảo tính ẩn danh mọi lúc bất kể vị trí. Điều này có nghĩa là có thêm một lớp bảo mật liên quan đến các quy trình xác thực như xác thực hai yếu tố (2FA) yêu cầu thiết bị di động của người dùng hoặc mã thông báo phần cứng khác để có quyền truy cập. Ngoài ra, nên sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh để ngay cả khi bị các tác nhân độc hại chặn, chúng sẽ không thể giải mã được tin nhắn do mức độ phức tạp của nó. Cuối cùng, bất kỳ dịch vụ nào cung cấp tính năng bảo vệ email cũng phải có khả năng ghi nhật ký nghiêm ngặt để quản trị viên có thể theo dõi hoạt động đáng ngờ trên mạng của họ theo thời gian và thực hiện hành động tương ứng nếu cần.
Nhìn chung, có rất nhiều thách thức liên quan đến việc bảo mật dữ liệu của công ty qua email nhưng với các giải pháp phù hợp, những vấn đề này có thể được giảm thiểu đáng kể trong khi vẫn cung cấp một cách thức đáng tin cậy để nhân viên cũng như khách hàng giao tiếp an toàn trong cơ sở hạ tầng mạng của tổ chức.