ความท้าทายสำคัญประการหนึ่งในการปกป้องข้อมูลองค์กรคือการทำให้มั่นใจว่าอีเมลยังคงปลอดภัย เพื่อให้มีประสิทธิภาพ โซลูชันควรมีความสามารถในการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการเข้าถึงและการดัดแปลงอีเมลโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ โซลูชันจะต้องช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมได้อย่างง่ายดายว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขข้อความของตนได้ พร้อมทั้งจัดเตรียมเครื่องมือสำหรับตรวจสอบการรับส่งข้อมูลเมลขาเข้าและขาออก นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องมีการนำมาตรการรักษาความปลอดภัยทั้งหมดไปใช้อย่างรวดเร็วและไม่ล่าช้าเพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งอีเมลได้ทันเวลา
ความท้าทายที่สำคัญอีกประการหนึ่งในการปกป้องการสื่อสารทางอีเมลคือการรับประกันการไม่เปิดเผยตัวตนตลอดเวลาโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ นี่หมายถึงการมีชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการตรวจสอบสิทธิ์ เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย (2FA) ซึ่งต้องใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของผู้ใช้หรือโทเค็นฮาร์ดแวร์อื่นๆ เพื่อเข้าถึง นอกจากนี้ ควรใช้อัลกอริธึมการเข้ารหัสที่รัดกุม แม้ว่าจะถูกดักจับโดยผู้ประสงค์ร้าย แต่ก็จะไม่สามารถถอดรหัสข้อความได้เนื่องจากระดับความซับซ้อน สุดท้ายนี้ บริการที่นำเสนอการป้องกันอีเมลจะต้องมีความสามารถในการบันทึกที่เข้มงวดด้วย ดังนั้นผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบกิจกรรมที่น่าสงสัยบนเครือข่ายของตนเมื่อเวลาผ่านไป และดำเนินการตามนั้นหากจำเป็น
โดยรวมแล้ว มีความท้าทายมากมายที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรผ่านอีเมล แต่ด้วยแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม ปัญหาเหล่านี้สามารถบรรเทาลงได้อย่างมาก ขณะเดียวกันก็มอบวิธีที่เชื่อถือได้สำหรับพนักงานและลูกค้าในการสื่อสารอย่างปลอดภัยภายในโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายขององค์กร