Una delle sfide principali nella protezione dei dati aziendali è garantire che le e-mail rimangano sicure. Per essere efficace, una soluzione dovrebbe includere funzionalità di crittografia per proteggere le e-mail da accessi non autorizzati e manomissioni. Inoltre, la soluzione deve consentire agli utenti di controllare facilmente chi può visualizzare o modificare i propri messaggi, nonché fornire strumenti per monitorare il traffico di posta in entrata e in uscita. Inoltre, è importante che tutte le misure di sicurezza siano implementate rapidamente e senza ritardi per garantire la consegna tempestiva delle e-mail.
Un'altra sfida importante quando si protegge la comunicazione e-mail è garantire l'anonimato in ogni momento, indipendentemente dal luogo. Ciò significa disporre di un ulteriore livello di sicurezza che coinvolge procedure di autenticazione come l'autenticazione a due fattori (2FA) che richiede il dispositivo mobile di un utente o un altro token hardware per ottenere l'accesso. Inoltre, dovrebbero essere utilizzati algoritmi di crittografia avanzati in modo che, anche se intercettati da attori malintenzionati, non saranno in grado di decrittografare il messaggio a causa del suo livello di complessità. Infine, qualsiasi servizio che offra protezione e-mail deve anche disporre di rigorose funzionalità di registrazione in modo che gli amministratori possano monitorare nel tempo le attività sospette sulle proprie reti e agire di conseguenza, se necessario.
Nel complesso, ci sono numerose sfide legate alla protezione dei dati aziendali tramite e-mail, ma con le giuste soluzioni questi problemi possono essere mitigati in modo significativo pur fornendo un modo affidabile per dipendenti e clienti di comunicare in modo sicuro all'interno dell'infrastruttura di rete di un'organizzazione