یکی از چالشهای کلیدی در حفاظت از دادههای شرکت، اطمینان از ایمن ماندن ایمیلها است. به منظور مؤثر بودن، یک راه حل باید شامل قابلیت های رمزگذاری برای محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز و دستکاری ایمیل ها باشد. علاوه بر این، این راه حل باید به کاربران امکان دهد تا به راحتی کنترل کنند که چه کسی می تواند پیام های خود را مشاهده یا تغییر دهد و همچنین ابزارهایی برای نظارت بر ترافیک ایمیل های ورودی و خروجی ارائه دهد. علاوه بر این، مهم است که تمام اقدامات امنیتی به سرعت و بدون هیچ گونه تاخیری به منظور اطمینان از تحویل به موقع ایمیل ها اجرا شود.
یکی دیگر از چالش های مهم در هنگام محافظت از ارتباطات ایمیل، تضمین ناشناس بودن در همه زمان ها بدون توجه به مکان است. این به معنای داشتن یک لایه امنیتی اضافی شامل رویههای احراز هویت مانند احراز هویت دو مرحلهای (2FA) است که برای دسترسی به دستگاه تلفن همراه کاربر یا سایر نشانههای سختافزاری نیاز دارد. علاوه بر این، باید از الگوریتمهای رمزگذاری قوی استفاده شود، بنابراین حتی در صورت رهگیری توسط عوامل مخرب، نمیتوانند پیام را به دلیل سطح پیچیدگی آن رمزگشایی کنند. در نهایت، هر سرویسی که حفاظت از ایمیل را ارائه میکند باید قابلیتهای ثبت دقیقی نیز داشته باشد تا مدیران بتوانند فعالیتهای مشکوک در شبکههای خود را در طول زمان نظارت کنند و در صورت لزوم اقدامات لازم را انجام دهند.
به طور کلی، چالش های متعددی در ارتباط با ایمن سازی داده های شرکتی از طریق ایمیل وجود دارد، اما با راه حل های مناسب می توان این مشکلات را به میزان قابل توجهی کاهش داد و در عین حال راهی قابل اعتماد برای کارمندان و مشتریان برای برقراری ارتباط ایمن در زیرساخت شبکه یک سازمان فراهم کرد.